เคสที่ 22 — AP: PR → PO → จ่ายมัดจำ 50% + §78 → บิล Pre-GR → GR → รับรู้สินค้าคงคลัง
ตัวเลข: PO 214,000 (200,000 + VAT 14,000) มัดจำ 50% 107,000 ผู้ขายส่งสินค้าหลังออกบิล
สถานการณ์: ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ก่อนส่งสินค้า (พบบ่อยใน import / สั่งทำพิเศษ / pre-order) เราจ่ายมัดจำ 50% + อยากบันทึกบิลทันที (เพื่อให้อยู่ใน AP aging + เคลม Input VAT ใน PP30 งวดนี้) — สินค้าจะมาถึงอาทิตย์หน้า
Flow
1
PR + PO อนุมัติ2 × Product = 214,000
2
จ่ายมัดจำ 50% = 107,000Dr Advance + Dr Deferred Input VAT 7,000
3
ผู้ขายส่งใบกำกับภาษีของเงินมัดจำ → §78 RegisterDr Input VAT 7,000 / Cr Deferred Input VAT 7,000
4
บิล Pre-GR (ยังไม่รับของ)Dr 115305 GR/IR Pending 200,000 (ไม่ใช่ 999999)
5
รับสินค้า (GR) เข้าโกดังบันทึก GR JE ตามปกติ
6
รับรู้สินค้าคงคลัง (Recognise Inventory)Dr Inventory / Cr GR/IR Pending 200,000
7
ปิดการจ่าย — ส่วนที่เหลือ 107,000
ขั้นตอนที่เก็บมา
ทำไมต้องใช้บัญชี GR/IR Pending (115305) แยกจาก GR/IR Clearing (999999)
ทั้งสองเป็น clearing แต่ทิศทางตรงข้าม:
| บัญชี | สถานการณ์ | ทิศทาง |
|---|---|---|
| GR/IR Clearing (999999) หนี้สิน | รับสินค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้บิล | Dr ตอน GR / Cr ตอนบิล |
| GR/IR Pending (115305) สินทรัพย์ | บิลแล้ว แต่ยังไม่รับสินค้า | Dr ตอนบิล / Cr ตอน GR |
ผสมรวมเข้าบัญชีเดียวจะสับสนสำหรับผู้สอบบัญชี — ระบบเลยแยกชัด ผู้ดูแลควรกำหนดทั้งสองบัญชีใน VAT Config
§78 — Pattern A vs Pattern B
- Pattern A (พบบ่อย ~90%): ผู้ขายส่งใบกำกับภาษีพร้อมบิล — กรอกเลขใบกำกับภาษีตอนสร้างบิล → §78 ลงทันทีตอนอนุมัติบิล ไม่ต้องลงทะเบียนแยก
- Pattern B (กรณีนี้ ~8%): ผู้ขายส่งใบกำกับภาษีของเงินมัดจำแยกจากบิล — ต้องใช้
Payment → Register Tax Invoiceเพื่อให้ §78 ลงตามวันที่ใบกำกับภาษีของเงินมัดจำจริงๆ (PP30 ลงถูกงวด)
เคสนี้ใช้ Pattern B ดังนั้น Input VAT 7,000 บนส่วนมัดจำลงในงวดที่ผู้ขายออกใบกำกับภาษีของเงินมัดจำ — ไม่ใช่งวดที่บิลออก
สถานะสุดท้าย
| บัญชี | การเปลี่ยนแปลงสุทธิ |
|---|---|
| ธนาคาร | −107,000 (มัดจำเท่านั้น — อีก 107,000 ค้างจ่าย) |
| เจ้าหนี้ (AP) | +107,000 |
| สินค้าคงคลัง | +200,000 |
| Input VAT | +7,000 (จาก §78 Register; อีก 7,000 ค้าง Deferred รอ Bill RegisterTaxInvoice) |
| Advance to Vendors, GR/IR Pending, Deferred Input VAT (ส่วนมัดจำ) | 0 |
ถ้าผู้ขายไม่ส่งสินค้า
บิลค้างจ่าย → ติดตามทวงคืน หรือใช้กระบวนการคืนเงินมัดจำผ่าน REFUND_FROM_VENDOR (เคสที่ 9 เป็นแม่แบบ) ระบบจะกลับยอด GR/IR Pending คืน